Krótka odpowiedź: Umowa na stronę internetową w UK powinna określać: kto z kim się umawia, dokładny zakres prac (podstrony, poprawki, teksty), cenę z harmonogramem płatności, termin i od czego jest liczony, własność domeny, kodu i treści, licencje na zdjęcia i fonty, kwestie UK GDPR oraz warunki wsparcia i rozwiązania współpracy. Ważne: w prawie angielskim nie potrzebujesz papierowej umowy z podpisami — wiążąca jest też wymiana maili z potwierdzonym zakresem. Przy współpracy z sole traderem to często jedyna forma umowy i wystarczy, o ile mail jest konkretny.
Zastrzeżenie: ten wpis to praktyczny poradnik przedsiębiorcy, nie porada prawna. W skomplikowanych lub spornych sprawach skonsultuj się z prawnikiem.
Czy umowa mailowa na stronę www jest wiążąca w UK?
Tak. W prawie angielskim umowa o wykonanie usługi nie wymaga formy pisemnej ani podpisu — powstaje, gdy jedna strona składa ofertę, druga ją akceptuje i jest ustalona zapłata. Wymiana maili, w której wykonawca rozpisuje zakres i cenę, a Ty odpowiadasz „akceptuję, wpłacam zaliczkę”, to pełnoprawna umowa.
To ważne z dwóch powodów. Po pierwsze: większość niezależnych wykonawców i sole traderów nie pracuje na formalnych, wielostronicowych kontraktach — i to samo w sobie nie jest czerwoną flagą. Po drugie: skoro mail wiąże, to treść tego maila ma znaczenie. „Zrobię Ci stronę za £400” bez zakresu też jest umową — tylko taką, która w razie sporu nie mówi nic o liczbie podstron ani poprawkach.
W praktyce Twoje minimum wygląda tak:
- Wykonawca wysyła mail z zakresem: liczba podstron, kto pisze teksty, ile rund poprawek, cena, termin, forma płatności.
- Ty odpisujesz z akceptacją (i ewentualnymi zmianami — one też muszą być potwierdzone).
- Zaliczkę wpłacasz przelewem, nie gotówką — przelew to kolejny ślad transakcji.
Warto dodać, że przy usługach dla konsumentów obowiązuje Consumer Rights Act 2015 (gov.uk) — usługa musi być wykonana z należytą starannością. Jako firma zamawiasz B2B, więc tym bardziej licz na to, co jest zapisane, a nie domniemane.
Kto jest stroną umowy i dlaczego to sprawdzić?
Zanim cokolwiek zaakceptujesz, ustal, z kim dokładnie się umawiasz: z osobą (sole trader), spółką Ltd czy pośrednikiem odsprzedającym pracę komuś innemu. To określa, do kogo kierujesz reklamacje i kogo ścigasz w razie problemu.
Spółkę Ltd sprawdzisz za darmo w Companies House — zobaczysz, czy istnieje, od kiedy i czy składa sprawozdania. Sole trader nie figuruje w publicznym rejestrze i to normalne; powinien jednak bez wykrętów podać imię i nazwisko, nazwę handlową, adres i dane do faktury. Ja działam jako sole trader (CREATIVO Tomasz Kolpaczek) i te dane klient dostaje w pierwszym mailu z wyceną — tak powinno wyglądać minimum przejrzystości.
W mailu potwierdzającym zamówienie powinny paść pełne dane obu stron: Twojej firmy i wykonawcy. Jeśli wykonawca podpisuje się tylko imieniem i numerem telefonu, poproś o resztę. Więcej o weryfikacji wykonawcy napisałem w poradniku jak wybrać wykonawcę strony w UK.
Jak opisać zakres prac, żeby uniknąć sporów?
Zakres prac to serce umowy — z moich rozmów z klientami po nieudanych współpracach wynika, że większość konfliktów bierze się nie z ceny, tylko z różnych wyobrażeń o tym, co w tej cenie jest. „Strona internetowa za £400” znaczy co innego dla Ciebie i co innego dla wykonawcy.
Zakres powinien wymieniać konkretnie:
- Liczbę i nazwy podstron — np. „strona główna, o nas, usługi, realizacje, kontakt”. Oraz cenę dodatkowej podstrony, gdyby doszła w trakcie (u mnie £50).
- Kto pisze teksty — Ty dostarczasz, wykonawca pisze, czy wykonawca redaguje Twoje notatki? To jeden z najczęstszych punktów zapalnych.
- Zdjęcia — Twoje, ze stocka, czy w ogóle poza zakresem.
- Liczbę rund poprawek — np. 1-2 rundy w cenie i stawka za kolejne. „Poprawki do skutku” brzmi dobrze, ale w praktyce nikt tak nie pracuje.
- Elementy techniczne — wersja mobilna, formularz kontaktowy, mapa Google, polityka prywatności, podpięcie domeny, certyfikat SSL, podstawowa konfiguracja SEO.
- Czego NIE ma w cenie — logo, teksty reklamowe, pozycjonowanie, sklep. Lista wykluczeń bywa cenniejsza niż lista włączeń.
Pełną checklistę tego, co powinno wchodzić w usługę, rozpisałem osobno: co wchodzi w skład usługi „strona www”.
Cena, zaliczka i termin — jak to zapisać?
Cena powinna być stała i całkowita, z jasnym harmonogramem płatności. Typowy, zdrowy układ to zaliczka 30-50% przy starcie i reszta po Twojej akceptacji, przed publikacją strony. Dlaczego cena stała jest zwykle lepsza od stawki godzinowej przy małych projektach, opisałem we wpisie cena stała vs stawka godzinowa.
W zapisie o cenie sprawdź trzy rzeczy:
- Czy cena jest końcowa — czy dojdą koszty domeny, hostingu, wtyczek, licencji? Domena to normalnie ok. £10-15/rok płatne rejestratorowi, ale powinno to być nazwane, nie „doliczone później”. Pełną listę pułapek zebrałem w tekście o ukrytych kosztach strony internetowej.
- Koszty cykliczne — hosting i opieka po oddaniu. U mnie hosting jest £0/mc bezterminowo (Cloudflare + SSL w cenie), ale na rynku abonamenty £79-149/mc to norma — po 3 latach robi się z tego kilka tysięcy funtów.
- Termin i od czego liczony — uczciwy zapis brzmi: „X dni roboczych od otrzymania kompletu tekstów i zdjęć”. Termin liczony od wpłaty zaliczki, gdy materiałów jeszcze nie ma, jest fikcją — wykonawca nie zbuduje strony z niczego. Ja podaję 3-5 dni roboczych dla landing page i 5-7 dla strony firmowej, zawsze od otrzymania materiałów. Realne terminy na rynku porównałem we wpisie ile trwa zrobienie strony.
Dobrą praktyką jest też zapis, co się dzieje, gdy to Ty zwlekasz z materiałami — np. termin przesuwa się o czas opóźnienia. To chroni obie strony i pokazuje, że wykonawca myśli o procesie realnie.
Kto jest właścicielem domeny, kodu i treści?
To najważniejszy rozdział całej umowy i najczęstsze narzędzie uzależniania klienta. Zasada jest prosta: po zapłacie pełnej ceny domena, strona i treści powinny być Twoje. Jeśli wykonawca nie chce tego potwierdzić na piśmie, szukaj dalej.
Trzy warstwy własności do ustalenia:
| Element | Poprawny stan | Czerwona flaga |
|---|---|---|
| Domena | zarejestrowana na Ciebie, na Twoim koncie u rejestratora | domena na koncie wykonawcy „bo tak wygodniej” |
| Kod i pliki strony | po zapłacie dostajesz pliki lub dostęp do repozytorium/hostingu | „strona działa tylko w naszym systemie” |
| Teksty i grafiki | prawa przechodzą na Ciebie po zapłacie | brak zapisu — formalnie prawa autorskie zostają u twórcy |
Ten trzeci punkt zaskakuje wielu przedsiębiorców: w UK prawa autorskie do wykonanego na zamówienie dzieła domyślnie zostają przy twórcy, chyba że umowa mówi inaczej. Dlatego jedno zdanie w mailu — „po zapłacie pełnej kwoty wszystkie prawa do strony, kodu i treści przechodzą na zamawiającego” — jest warte więcej niż cała reszta korespondencji.
Osobna sprawa przy modelach abonamentowych: tam często w ogóle nie kupujesz strony, tylko ją wynajmujesz. Zerwanie umowy oznacza zgaszenie strony. Nie musi to być oszustwo, ale musi być jasno nazwane — porównanie modeli znajdziesz we wpisie o tanich stronach w UK.
Zdjęcia, fonty i licencje — o co dopytać?
Każde zdjęcie i font na Twojej stronie musi mieć legalne źródło — a odpowiedzialność wobec właściciela praw ponosi ten, kto publikuje, czyli w praktyce Twoja firma. Wezwania do zapłaty za zdjęcie skopiowane z internetu to realny biznes kancelarii działających w imieniu fotobanków.
W umowie lub mailu potwierdzającym powinno się znaleźć:
- Źródła zdjęć — Twoje własne, banki z darmową licencją (Unsplash, Pexels, Pixabay) albo zdjęcia kupione z licencją na Twoją firmę. Poproś o krótką listę: skąd pochodzi każde zdjęcie użyte na stronie.
- Fonty — większość stron używa darmowych fontów (np. Google Fonts) i wtedy problemu nie ma; fonty komercyjne wymagają licencji, która powinna być wystawiona na Ciebie, nie na wykonawcę.
- Grafiki i ikony — ta sama zasada co przy zdjęciach.
- Oświadczenie wykonawcy, że dostarczone przez niego materiały nie naruszają praw osób trzecich. I lustrzanie: Ty odpowiadasz za materiały, które sam dostarczasz — logo, zdjęcia z telefonu, teksty.
To jeden krótki akapit w mailu, a oszczędza bardzo nieprzyjemnych niespodzianek rok czy dwa po publikacji strony.
Co z RODO/UK GDPR na stronie firmowej?
Jeśli strona ma formularz kontaktowy, zbierasz dane osobowe — i to Ty, nie wykonawca, jesteś ich administratorem. Wykonawca odpowiada za techniczną stronę zgodności, ale obowiązki wobec ICO (brytyjskiego urzędu ochrony danych) ciążą na Twojej firmie.
Co powinno wynikać z umowy lub zakresu:
- Polityka prywatności na stronie — kto zbiera dane, po co i jak długo je trzyma. Sprawdź, czy jest w cenie, czy jako dopłata.
- Baner cookies — potrzebny, jeśli strona używa skryptów śledzących (np. Google Analytics, piksel Facebooka). Prosta strona bez takich skryptów może go nie potrzebować — i to też warto wiedzieć, zamiast wklejać baner „na wszelki wypadek”.
- SSL (kłódka w przeglądarce) — formularz wysyłający dane bez szyfrowania to dziś dyskwalifikacja. U każdego poważnego wykonawcy SSL jest w cenie.
- Powierzenie danych — jeśli wykonawca po oddaniu strony ma dostęp do zapytań z formularza (np. w ramach pakietu opieki), przetwarza dane w Twoim imieniu. Przy małej skali wystarczy zapisać w mailu: dostęp tylko w celu utrzymania strony, poufność, usunięcie dostępu po zakończeniu współpracy.
- Data protection fee — część firm w UK musi płacić ICO roczną opłatę; czy Ciebie to dotyczy, sprawdzisz w samoocenie na stronie ICO.
Nie musisz być ekspertem od UK GDPR. Musisz tylko wiedzieć, że polityka prywatności i bezpieczny formularz to część usługi, a nie ozdobnik — i dopytać, czy są w zakresie.
Wsparcie po oddaniu i warunki rozwiązania współpracy
Umowa nie kończy się w dniu publikacji strony — a najgorsze rozmowy z wykonawcą odbywają się właśnie po oddaniu, gdy nic nie było ustalone. Dwa tematy warto domknąć zawczasu.
Wsparcie po oddaniu. Zapisz, co się dzieje, gdy tydzień po publikacji znajdziesz literówkę albo za pół roku zechcesz zmienić cennik. Dobre opcje to konkretna stawka za drobne zmiany albo pakiet opieki z limitem — u mnie £39/mc za do 1h poprawek miesięcznie, backupy, monitoring i wsparcie mail+WhatsApp. Zła opcja to „dogadamy się”, które po oddaniu strony zamienia się w milczenie. Jak ułożyć długofalową współpracę, opisałem we wpisie o współpracy z wykonawcą strony.
Rozwiązanie współpracy. Ustal z góry:
- co dostajesz przy rozstaniu — pliki strony, dostępy do hostingu, panel domeny, konta analityczne;
- w jakim terminie wykonawca przekazuje dostępy (np. 14 dni);
- co z wpłaconą zaliczką, jeśli projekt przerwiesz Ty, a co, jeśli wykonawca;
- że po rozliczeniu wykonawca nie blokuje przeniesienia strony ani transferu domeny.
Brak tych zapisów nie zawsze kończy się źle — ale gdy kończy się źle, kończy się bardzo źle: strona znika, a domena wisi na cudzym koncie. Listę takich scenariuszy zebrałem we wpisie o czerwonych flagach u wykonawców stron.
Podsumowanie: minimalna checklista przed wpłatą zaliczki
Nie potrzebujesz prawnika ani dziesięciu stron kontraktu, żeby bezpiecznie zamówić stronę za kilkaset funtów. Potrzebujesz jednego konkretnego maila, który przed wpłatą zaliczki potwierdza:
- Dane obu stron (firma wykonawcy i Twoja).
- Zakres: podstrony, teksty, zdjęcia, rundy poprawek, lista wykluczeń.
- Cenę końcową i harmonogram płatności (zaliczka + reszta po akceptacji).
- Termin i zapis „liczony od otrzymania tekstów i zdjęć”.
- Własność: domena na Twoim koncie, prawa do strony i treści przechodzą na Ciebie po zapłacie.
- Źródła zdjęć i fontów z legalnymi licencjami.
- Politykę prywatności, SSL i zasady dostępu do danych z formularza.
- Wsparcie po oddaniu i warunki rozstania z przekazaniem dostępów.
Jeśli wykonawca sam z siebie wysyła taki mail przed pobraniem pieniędzy — to dobry znak. Jeśli na prośbę o potwierdzenie zakresu odpowiada „po co te formalności, przecież się dogadamy” — to właśnie dostałeś najtańszą możliwą lekcję i możesz szukać dalej. Zestaw pytań na pierwszą rozmowę znajdziesz we wpisie pytania przed zamówieniem strony.
Przypominam: powyższy tekst to doświadczenie praktyka, nie porada prawna. Przy dużych projektach lub sporach skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie umów w Anglii i Walii.